Yapilan arastirmalar aldigimiz e-postalarin yüzde 75 inin gereksiz oldugunu gösteriyor.
Bir ofis çalisani günde 160’in üzerinde e-posta gönderiyor. e-postalarini okumak her gün en az 2 saatine mal oluyor. Zaman kazandiriyor denilen e-postalar yoksa zaman mi kaybettiriyor? Uzmanlar verimlilik için yüz yüze iletisimi öneriyor.
Is dünyasinda artik birçok is e-posta üzerinden yürütülüyor. Kararlar e-posta üzerinden aliniyor, bir e-postayla tümsüreçler degisiyor. Uzmanlar ise e-posta kullanmanin zararlarina dikkat çekmeye basladi. Acaba e-postalar zaman kazandiriyor derken yaniliyormuyuz? Yoksa e-postalar büyük zaman kaybettirmelerinin yani sira üretkenligimizi, yaraticiligimizi mi yok ediyor? Arastirmalar bu sorularin cevabini “Evet” olarak veriyor. Iste e-postanin is hayatimiza yaptiklari…
ALDIGIMIZ E-POSTALARIN YÜZDE 75’I GEREKSIZ
e-postalarin birçok süreci hizlandirdigi bir gerçek ama baska bir gerçek daha var ki verimli kullanilmadiklari takdirde zaman kaybina neden oluyorlar. 16. Insan Kaynaklari Zirvesi’ne katilan Global Integration CEO’su Kevan Hall da “Hizla Yönetmek” adli sunumunda özellikle epostayla yapilan iletisimin zaman kaybettirdigini söyledi. Hall haftada bir gün nasil tasarruf edilebilecegi üzerinde durdu. Hall’un zaman tasarrufu konusunda özellikle üzerinde durdugu konu epostalardi: “Her gün aldigimiz eposta’larin hemen hemen yüzde 75’i tamamen gereksiz. Çalistigimiz bir günün yüzde 20-25’ini ise e-postalara bakarak geçiriyoruz. Bu da gereksiz bir zaman kaybi ve verimsizligi beraberinde getiriyor. O nedenle iletisimi çogu zaman yüz yüze gerçeklestirmenizi öneriyorum.”
TABURE AL KAFEYE OTUR
Hall iletisim kurmak için diyaloglara basvurmak ve bunun için de zaman harcamak gerektigini söylüyor. Hall özellikle CEO’lara “Bir tabure al ve kafeye otur. Orada ne ögrenmek istersen ögrenirsin” diye tavsiye verdigini de ekliyor.
Insanlarin yüz yüze daha verimli iletisim kurduguna dikkat çeken Hall, bu yöntemle ciddi bir zaman kaybindan da kurtulabilecegimizi söylüyor. Uzmanlar e-posta’yla konusmanin insanlarin yaraticiliklarini ve üretkenliklerini eksilttigini düsünüyor. Çünkü insanlar yüz yüze iletisimde birbirleriyle sürekli fikir alisverisinde bulunduklari için yeni fikirler daha rahat ortaya çikiyor ve insanlarin yaptigi nüanslar, mimikler e-posta iletisimde kaybolabiliyor. Bir IT firmasi olan Basex’in yaptigi arastirmanin sonucu da bunu onayliyor: Bir ofis çalisani verimliliginin 2.1 saatini dikkatinin dagilmasi sonucu kaybediyor.
Bu verimlilik kaybi firmalara ciddi maliyetlere neden oluyor. Özellikle Intel’in bu konuda yaptigi arastirma zararin büyüklügüne dikkat çekiyor. Arastirmanin sonucuna göre büyük firmalar çalisan verimliligindeki düsüsler sebebiyle yilda 1milyar dolar kaybedebiliyor. E-postayla iletisimi aslinda bizi daha bir içimize kapanmaya itiyor. E-postayla iletisim kuran insanlarin çogu yavas yavas yüz yüze iletisimden çekinmeye basliyor. Her isini eposta ile halletmeye çalisiyor ve sonunda ortaya bir iletisim tembelligi çikiyor. E-postalar birakin yüz yüze iletisimi telefonla yapilan iletisimi bile
etkilemis durumda. Her geçen gün çalisanlar daha çok e-postalarina dönüyor, bilgisayarlarina gömülüyor.
Zaman Yönetimi üzerine yazilimüreten RescueTime firmasinin yaptigi arastirmanin sonuçlari e-postalarda harcanan zamana dikkat çekiyor: Bir ofis çalisani günde ortalama 50 kere e-postasini kontrol ediyor ve 77 hizli ileti gönderiyor. Deloitte’in arastirmasina göre ise bir ofis çalisani günde ortalama 160 e-posta yollayabiliyor.
E-postanin zararlari neler?
* Yanlis anlamalar sikça gerçeklesebiliyor.
* Yapilacak isin süresi uzayabiliyor.
* Kisinin gözünden kaçan e-postalar büyük zaman kayiplarina yol açiyor.
E-postalar konusunda nasil zaman kazanabiliriz?
* E-posta geldigini belirten bilgisayarinizdaki uyarilari ve sesleri kapatin.
* E-postanizi kontrol etmek için belirli zamanlar belirleyin ve buna uyun. Mesela 1 saatten az bir sürede tekrar tekrar kontrol etmeyin.
* Asil iletisim yolunuzun e-posta olmasina izin vermeyin. Daha çok yüz yüze ya da telefonla iletisimi tercih edin.
* Sadece acil olan e-postalarinizi yanitlayin. Her gelen e-posta’yi hemen yanitlamaya çalismayin.
* Çogunlukla Tümünü Yanitla seçenegini kullanin.
* Eger cevap gerektirmeyen epostalar atacaksaniz “Yanita gerek yok” seklinde mail’inizde belirtebilirsiniz.
* Istenmedigi ve gerekli olmadigi sürece her e-postayi “Mailinizi aldim” ya da “tesekkür ederim” seklinde yanitlamayin.
* Isyerinde olmadiginiz ya da tatilde bulundugunuz sürece ofiste olmadiginiz günler için otomatik e-posta hazirlayin.
2010 E-POSTA DÜNYASININ RAKAMLARI
Internet ve teknoloji firmasi Royal Pingdom 2010’da e-posta ile ilgili dünya çapindaki rakamlari açikliyor.
107 trilyon: 2010 yilinda dünya çapinda gönderilen e-posta sayisi.
294 milyar: Her gün gönderilen ortalama e-posta sayisi
1.88 milyar: Dünya çapinda e-posta kullanicilarinin sayisi
480 milyon: Yeni e-posta kullanicilarinin sayisi
89.1\%: Önemsiz e-posta olarak gönderilen e-posta yüzdesi
262 milyar: Her gün gönderilen önemsiz e-posta sayisi
2.9 milyar: Dünya genelindeki e-posta hesaplarinin sayisi
25\%: Sirketlere ait e-posta hesap orani
* Gelen önemsiz e-postalar hem göz yorgunluguna hem de silinirken zaman kaybina neden oluyor.
* Konsantre oldugunuz ise çalisirken ekraninizda çikan bir yeni e-posta aldiniz yazisi konsantrasyonunuzu bozabiliyor.
* Cevap verilecek e-postalarin çoklugu çalisanda strese neden olabiliyor.
